Kualitas Pengelolaan Arsip Ikut Jadi Penilaian RB
Yogyakarta (10/02/2023) jogjaprov.go.id - Salah satu penilaian reformasi birokrasi (RB) ialah menilai kinerja kualitas pengelolaan arsip yang diukur dengan nilai hasil pengawasan kearsipan. Untuk itu, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY menyelenggarakan sosialisasi pembinaan kearsipan sebagai awal mempersiapkan pengawasan kearsipan internal di seluruh OPD-UPTD setiap tahunnya.
Hal ini diungkapkan Kepala DPAD DIY, Monika Nur Lastiyani dalam sambutannya pada Sosialisasi Pembinaan Kearsipan OPD-UPTD pada Jumat (10/02) di DPAD DIY. Mengangkat tema ‘Budaya Tertib Arsip, Transportasi Digital dan Memori Kolektif Bangsa’, sosialisasi ini bertujuan mempertahankan hasih kinerja kearsipan terbaik untuk DIY.
“Penilaian reformasi birokrasi mulai tahun 2021 dipertajam sampai kepada seluruh unit kerja di lingkungan pemerintah daerah. Ini sesuai Permen PAN-RB RI Nomor 26 Tahun 2022 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Karena itu, mari kita bergandengan tangan untuk mempertahankan hasil kinerja kearsipan DIY yang sudah menjadi yang terbaik,” ungkapnya.
Dikatakan Monika, pada tahun 2023 ini ada tiga prioritas dan capaian dalam pengawasan kearsipan yang perlu diperhatikan dan dilaksanakan. Pertama, tertib arsip, yaitu terjaminnya ketersediaan arsip aktif di unit pengolah, arsip inaktif di unit kearsipan, dan arsip statis di lembaga kearsipan.
“Kedua, transformasi digital dengan penerapan aplikasi Srikandi, alih media atau digitallisasi, dan simpul JKN. Prioritas ketiga ialah memori kolektif bangsa melalui percepatan penyerapan arsip statis ke lembaga kearsipan,” paparnya.
Monika pun berharap seluruh OPD-UPTD di lingkungan Pemda DIY bisa mendukung gerakan tertib arsip dengan melaksanakan pengelolaan arsip dinamis sesuai norma, standar, prosedur, dan kaidah penyelenggaraan kearsipan. OPD-UPTD juga diharapkan mampu memenuhi sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya manusia dan sarana prasarana.
“Kami sangat mengapresiasi peran aktif Bapak/Ibu sekalian dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di OPD-UPTD masing-masing. Tanpa rasa handarbeni, tidak mungkin kita melakukan kerja maksimal. Karenanya saya sangat berharap kita semua ikut ambil bagian dalam menyajikan arsip sebagai aset informasi dan sumber informasi secara utuh cepat dan akurat,” jelasnya.
Dalam sosialisasi ini, Kepala Bidang PPSK DPAD DIY, Wardoyo dihadirkan pula sebagai narasumber. Wardoyo mengatakan, hasil pengawasan kearsipan Pemda DIY tahun 2022 telah dinilai menjadi yang terbaik tingkat nasional. Nilai hasil pengawasan kearsipan DIY 2022 sebesar 96,16.
“Meski telah menjadi yang terbaik, bukan berarti kita tidak menghadapi berbagai tantangan. Tantangan yang perlu diwujudkan di antaranya, ketersediaan arsip pada Unit Pengelola, penyusutan arsip terprogram, pemanfaatan dan layanan arsip optimal, kualitas dan kuantitas arsiparis/SDM kearsipan terpenuhi, komitmen pimpinan pada unit pengelola dan unit kearsipan,objek pengawasan yang aktif, percepatan capaian kondisi yang ideal, dan terakhir kolaborasi untuk branding dan penerapan sanksi,” paparnya.
Wardoyo mengungkapkan, agenda dan strategi pengawasan internal untuk penilaian kearsipan tahun ini meliputi, pengawasan kearsipan yang dilaksanakan pada bulan Mei-Juni 2023 dan internalisasi instrumen dan penilaian mandiri oleh Unit Pengelola secara serentak akan disosialisasikan pada 15 Februari 2023. Selain itu, tim pengawas yang solid akan dibentuk dengan melibatkan unit pengelola untuk mempercepat pemahaman secara masif.
“Audit terhadap seluruh unit pengelola OPD dan pengumuman hasil pengawasan akan dilakukan pada Juli-Agustus 2023. Sementara monitoring dan tindak lanjut hasil pengawasan akan dilaksanakan pada November-Desember 2023,” imbuhnya.
Wardoyo pun menegaskan, diperlukan komitmen dan kompetensi untuk program kearsipan berkelanjutan agar upaya mencapai kinerja pengelolaan arsip bisa dilakukan. “Kesimpulannya, dibutuhkan upaya membangun semangat internal. Pedoman peraturan yang ada, pelajar instrumennya, dan kumpulkan evidence kebijakan pelaksanaan output,” katanya.
Dalam acara sosialisasi ini diberikan pula penghargaan kepada OPD yang sudah melaksanakan pengelolaan arsip dengan sangat serius. Terdapat 12 OPD yang nilai pengelolaan arsipnya terkategori AA atau sangat memuaskan untuk triwulan IV tahun 2022. Dua belas OPD tersebut ialah DPAD DIY, Disnakertrans DIY, DLHK DIY, Dinas Sosial DIY, Biro Bina Pemberdayaan Masyarakat Setda DIY, Biro UHP Setda DIY, Dinas Kesehatan DIY, DKP DIY, DP3AP2 DIY, Inspektorat DIY, Bappeda DIY, dan Diskominfo DIY. (Rt)
HUMAS DIY
