Sekda DIY Tandatangani Berita Acara Penyerahan dan Pemusnahan Arsip Daerah
Yogyakarta (13/10/2022)jogjaprov.go.id – Arsip sebagai saksi dan bukti perjalanan sejarah harus dikelola dengan sangat tepat. Ada jenis yang memang harus disimpan dengan baik sebagai saksi sejarah, namun ada juga yang wajib untuk dimusnahkan.
Mengingat pentingnya arsip, Sekda DIY R. Kadarmanta Baskara Aji memantau langsung pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. Aji menandatangani Berita Acara penyerahan serta pemusnahan arsip statis milik 16 lembaga/instansi pencipta arsip di Pemda DIY, Kamis (13/08) di Ruang Werkudoro, Gedung DPAD DIY, Bantul.
Aji mengatakan, penyerahan arsip ke Depo Arsip DPAD DIY ini akan memberikan manfaat bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD), instansi atau individu apabila suatu saat dibutuhkan. Ketika arsip sudah disimpan di DPAD DIY maka sudah bersifat umum dan bisa diakses oleh siapa saja. Pun dengan keamanan dan perawatannya, dipastikan lebih terjamin.
“Di Depo Arsip ini arsip dirawat dengan baik. Disemprot, diberi lampu penghangat dan sebagainya, jadi tidak berjamur,” kata Aji.
Perlakukan lain untuk arsip ini menurut Aji bisa juga dimusnahkan dengan berbagai catatan dan kriteria. Sementara untuk yang masih aktif dan statis, untuk diserahkan agar dikelola oleh DPAD. Menurutnya, membuat arsip menjadi digital juga sangat diperlukan, karena arsip tersebut tetap terjamin dalam kondisi baik dan terjaga.
Aji mengatakan saat ini DPAD DIY telah memiliki SDM yang memadai dan gedung yang representatif. Potensi pengelolaan arsip lebih terjaga meningkat dengan baik. Arsip menurutnya adalah kekayaan intelektual yang juga wajib dijaga. “Silahkan arsip disortir, yang sudah tidak berguna untuk bisa dimusnahkan dan yang masih, suatu saat digunakan untuk diarsipkan di DPAD DIY,” ucapnya.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta DPAD DIY Monika Nur Lastiyani menjelaskan, terjadi peningkatan pengguna arsip di DIY. Peningkatan ini menjadi cambuk bagi DPAD DIY untuk menambah jumlah khazanah, sehingga kebutuhan informasi publik dapat terpenuhi. Salah satu upaya yang dilakukan DPAD DIY adalah melakukan penilaian arsip yang berada di Depo Arsip dari berbagai instansi di lingkungan Pemda DIY.
Tahun 2022 ini DPAD DIY telah melakukan penilaian arsip yang tercipta tahun 1940-2004 milik Badan Perekonomian dan Aset Daerah DIY, DLHK DIY, Dinas Kesehatan DIY, Dinas Pekerjaan Umum DIY, Inspektorat DIY, Dinas Sosial DIY, Kas Daerah DIY, DP3AP2 DIY, Perpustakaan Nasional, Disperindag DIY, dan dinas-dinas lain.
Arsip yang dinilai dan mendapatkan persetujuan Gubernur DIY secara keseluruhan berjumlah 20.600 berkas. Dari jumlah tersebut 18.924 berkas dapat dimusnahkan, 1.674 berkas merupakan arsip permanen yang akan diserahkan ke Depo Arsip Daerah atau DPAD DIY.
Selain itu arsip permanen yang diserahkan adalah laporan transmigrasi di wilayah Kabupaten Bantul tahun 1954, laporan uji kesehatan untuk para pejabat tahun 1963, laporan kelahiran/kematian Dati II Gunungkidul tahun 1969, laporan tahunan dari cabang Jawatan Pemberantasan Malaria Yogyakarta tahun 1954, dan Daftar Obat-obatan tahun 1990-2004. Kesemuanya ini telah disetujui untuk dilayankan pada masyarakat oleh Kepala ANRI berdasarkan surat nomor: B-KN.03/283/2022 tanggal 11 Agustus 2022 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip.
Penyerahan Arsip dari 5 Instansi atau OPD ditandai dengan penandatangan berita acara Penyerahan pemusnahan arsip secara simbolis masing-masing oleh kepala OPD yang diawali oleh Sekretaris Dewan DPRD DIY Haryanto, Kadinsos DIY Endang Patmintarsih, Inspektur DIY Muhammad Setiadi, Kepala DP3AP2 Erlina Hidayati Sumardi dan Kepala BPKA DIY Wiyos Santoso menyerahkan kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip DIY Monika Nur Lastiyani dengan disaksikan Sekda DIY. Pada kesempatan itu, dilakukan juga penyerahan arsip statis dari OPD yaitu Badan Penghubung Daerah DIY, Bappeda DIY, Diskominfo, dan Dinas Pariwisata DIY.
Sementara itu untuk penyerahan pemusnahan Arsip DIY ditandai dengan penandatangan berita Acara Penyerahan oleh Sekda DIY. Aji Sekaligus menyerahkan berkas arsip yang akan dimusnahkan pihak ke-3 untuk dilebur kepada Perusahaan UD Samak Jaya Karton Magelang. (kr/sis/tris)
Humas DIY
